Zugangscode pro Person oder pro Station? Vor- und Nachteile

Beim Anlegen eines Zugangscodes fragt ebing nur eins: Für wen ist der Code? Die Antwort darf eine Person sein, zum Beispiel „Anna“, oder eine Station, zum Beispiel „Theke“. Beides funktioniert. Was ihr wählt, ändert aber, was ihr später in der Übersicht seht und wen ein archivierter Code sperrt. Hier steht, worauf es ankommt.

Warum die Frage überhaupt wichtig ist

Ein Zugangscode für eure Kasse ist schnell verteilt: anlegen, auf Teilen tippen, per WhatsApp schicken. Der Link in der Nachricht meldet direkt an der richtigen Kasse an. Bei einem kleinen Vereinsfest mit drei Leuten ist die Frage „pro Person oder pro Station?“ fast egal. Bei einem Fest mit wechselnden Schichten, einem geteilten Tablet an der Theke und Helfern, die mit dem eigenen Handy verkaufen, merkt ihr den Unterschied.

ebing kennt dafür kein eigenes Feld und keinen Typ. Der Zugangscode ist immer gleich, nur der Name sagt, wofür er steht. Die Unterschiede ergeben sich daraus, dass ebing alles je Code zählt und anzeigt, nicht je Person.

Persönlicher Zugangscode oder Stations-Code: der Vergleich

Ankommen und Üben

Wer sich zum ersten Mal mit einem Zugangscode anmeldet, landet nicht sofort im Verkauf, sondern wählt: erst kurz üben oder gleich verkaufen. Geübt wird an der echten Kasse, aber kein Probeverkauf zählt. Wie das abläuft, steht im Beitrag Helfer einweisen an der Kasse.

Sobald jemand mit einem Code die drei Übungsschritte geschafft hat, merkt sich ebing das für den Code. Wer sich danach mit demselben Code anmeldet, landet direkt im Verkauf, auch auf einem anderen Gerät. Bei einem persönlichen Code ist das genau richtig: Anna hat geübt, Anna muss nicht noch einmal. Bei einem Stations-Code heißt es: Hat die erste Person an der Theke geübt, sehen die nächsten keine Begrüßung mehr. Üben können sie trotzdem, der Übungsplatz bleibt über das Anzeige-Menü der Kasse erreichbar.

„Geübt“ und „Zuletzt angemeldet“ in der Übersicht

Unter Kasse › Zugang und Team › Kassenpersonal steht an jedem Zugangscode „Geübt“ und „Zuletzt angemeldet vor …“. Bei einem neuen Code steht „Noch nie angemeldet“, bis er das erste Mal genutzt wird. Damit seht ihr vor dem Event, wer bereit ist, ohne herumzufragen.

Das gilt für den Code, egal wer ihn benutzt hat. Mit persönlichen Codes ist die Übersicht eine Liste eurer Helfer. Mit einem Stations-Code sagt sie nur etwas über die Station.

Die Ansicht der Kasse

Wie die Kasse aussieht, zum Beispiel Kacheln oder Zeilen, stellt jede Person an ihrem Gerät ein. Die Einstellung bleibt auf dem Gerät, nicht am Code. Am eigenen Handy hat jede Person also ihre eigene Ansicht. Am geteilten Tablet gilt die Ansicht des Tablets für alle, die dort verkaufen.

Abrechnen mit „Meine Verkäufe“

Im Menü der Kasse steht Meine Verkäufe: wie viele Verkäufe es waren und welchen Betrag die Person beim Zählen erwarten kann. Gezählt wird je Anmeldung, bis sich jemand abmeldet. Meldet sich am selben Gerät jemand mit demselben Code wieder an, läuft die Summe weiter. Mit einem anderen Code oder an einer anderen Kasse beginnt sie bei null.

Am eigenen Handy ist das die Summe dieser Person. Am geteilten Tablet heißt die Übergabe deshalb: abmelden, dann meldet sich die nächste Person an. Tut das niemand, zählen alle Verkäufe in dieselbe Summe. In der Auswertung der Kasse steht unter Je Zugangscode derselbe Betrag je Code. Bei einem Stations-Code ist das die Summe der Station, nicht einer Person.

Wenn ein Code nicht mehr gelten soll

Einen Zugangscode, der nicht mehr gelten soll, archiviert ihr unter Kasse › Zugang. Anmelden geht damit nicht mehr, und ein Gerät, das noch damit angemeldet ist, sperrt beim nächsten Verkauf. Bei einem persönlichen Code trifft das nur diese Person. Bei einem Stations-Code trifft es alle Geräte an der Station. Archiviert deshalb am besten nach Kassenschluss, denn noch nicht übertragene Verkäufe gehen dabei verloren. Der Code bleibt als „Archiviert“ in der Liste stehen.

Faustregel: eigenes Handy oder Theken-Tablet

Eigenes Handy → persönlicher Code. Theken-Tablet → Stations-Code.

• Verkauft jede Person mit ihrem eigenen Gerät, bekommt jede Person ihren eigenen Zugangscode. Ihr seht, wer geübt hat, und könnt einen einzelnen Code archivieren, ohne die anderen zu stören.
• Steht ein Tablet fest an der Theke und die Schichten wechseln, reicht ein Code für die Station. Niemand muss sich beim Schichtwechsel neu anmelden. Wer trotzdem je Schicht abrechnen will, meldet sich bei der Übergabe einmal ab.
• Mischen geht auch: persönliche Codes für die Leute mit eigenem Handy, ein Stations-Code für das Tablet.

Zum Testen einen eigenen Code nehmen

Wollt ihr als Orga selbst ausprobieren, ob der Link ankommt und die Kasse richtig aussieht, legt dafür einen eigenen Zugangscode an, zum Beispiel „Test Orga“. Nehmt nicht den Code einer Helferin: Sonst steht bei ihr „Geübt“ und „Zuletzt angemeldet“, obwohl sie noch gar nicht da war, und sie sieht bei ihrer ersten Anmeldung keine Begrüßung mehr. Den Test-Code archiviert ihr danach einfach.

So legt ihr einen Zugangscode an

1. Öffnet eure Kasse und geht auf Zugang.
2. Tippt auf Neuer Zugangscode und tragt den Namen der Person oder der Station ein.
3. Gebt den Code mit Teilen weiter, per WhatsApp, Mail oder kopiert.
4. Vor dem Event schaut ihr unter Team › Kassenpersonal, welche Codes schon geübt haben.

Alle Zugangscodes eures Teams findet ihr auf einen Blick unter Team › Kassenpersonal, nach Kasse sortiert. Mehr zu den Funktionen rund ums Kassenpersonal steht in der Funktionsliste.

Fazit

Ein Zugangscode pro Person zeigt euch genau, wer bereit ist, und lässt sich einzeln archivieren. Ein Code pro Station spart Anmeldungen am geteilten Gerät, sagt aber nur etwas über die Station. Beides ist richtig, je nachdem, wie bei euch verkauft wird. Diese Funktion ist Teil unserer Release Notes.

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