Umsatz über alle Kassen auswerten – die neue Auswertung in ebing

Das Fest ist vorbei, und der Vorstand hat eine Frage: Was haben wir insgesamt verkauft? Wer den Umsatz über alle Kassen wissen wollte, musste bisher jede Kasse einzeln öffnen und selbst addieren. Der neue Menüpunkt „Auswertung“ in ebing rechnet alle Kassen eures Teams für einen Zeitraum zusammen – und zeigt dazu, welchen Betrag ihr aus den Verkäufen erwarten könnt, wenn ihr abends zählt.

Warum der Umsatz über alle Kassen bisher Handarbeit war

ebing kannte Zahlen pro Kasse und – seit den Events – pro Termin. Wer kein Event angelegt hatte, sah den Gesamtumsatz des Teams nirgends. Bierwagen, Grill, Kuchentheke: drei Kassen, drei Auswertungen, ein Zettel und ein Taschenrechner.

Dazu kommt das Pfand. Kassiertes Pfand ist kein Umsatz, zurückgegebenes Pfand ist wieder draußen. Wer beim Zählen nur den Umsatz im Kopf hat, wundert sich über die Differenz – und sucht einen Fehler, der keiner ist.

Die Auswertung: alle Kassen, ein Zeitraum

Im Dashboard steht Auswertung jetzt als eigener Menüpunkt in der Seitenleiste. Die Seite ist so gebaut, dass die Antwort zuerst kommt:

• Ein Satz statt einer Tabelle. Ganz oben steht, für wie viel ihr im gewählten Zeitraum verkauft habt – der Umsatz über alle Kassen des Teams zusammen.
• Der erwartete Zählbetrag. Darunter rechnet ebing vor: Umsatz plus Pfand-Saldo. War kein Pfand im Spiel, ist es schlicht der Umsatz.
• Umsatz je Kasse. Jede Kasse mit ihrem Anteil am Gesamtumsatz. Ein Klick öffnet die Auswertung genau dieser Kasse.
• Top-Produkte. Die zehn meistverkauften Produkte mit Stückzahl, Anteil und Umsatz; der Rest lässt sich aufklappen.
• Rabatte und Pfand. Rabatte mit Aufschlüsselung, Pfand als kassiert, zurückgegeben und Saldo.
• Verlauf. Der Umsatz je Verkaufstag – praktisch, wenn das Fest über mehrere Tage ging.

Was der erwartete Zählbetrag ist – und was nicht

Der erwartete Zählbetrag ist eine Vergleichszahl für euer Zählen am Abend: das, was sich aus den in ebing erfassten Verkäufen ergibt. Mehr nicht.

• ebing weiß nicht, wie viel Wechselgeld ihr morgens eingelegt habt, und kennt weder Entnahmen noch Ausgaben.
• ebing unterscheidet nicht zwischen Bar und Karte. Nehmt ihr nebenher Karten an, liegt entsprechend weniger Bargeld in der Kasse.
• Der Betrag ersetzt weder einen Kassenbericht noch ein Zählprotokoll.

Die kostenlose Version von ebing ist eine Verkaufshilfe: Sie führt kein Kassenbuch und speichert zusammengefasste Tageszahlen, keine einzelnen Verkäufe. Was eine offene Ladenkasse an Aufzeichnungen verlangt, haben wir im Beitrag zur offenen Ladenkasse im Verein neutral zusammengefasst; was für euch gilt, klärt ihr mit eurem Steuerberater. Wie viel Wechselgeld sinnvoll ist, steht im Beitrag zum Wechselgeld fürs Vereinsfest.

Praxisbeispiel: Sonntagabend nach dem Sommerfest

Die Kassenwartin des Sportvereins öffnet am Sonntagabend die Auswertung und tippt auf „Heute“. Oben steht der Satz mit dem Umsatz des Tages, darunter der Rechenweg: Umsatz plus Pfand-Saldo – einige Becher sind noch nicht zurückgekommen. Die Zahl nimmt sie als Anhaltspunkt mit an den Tisch, an dem gezählt und das Zählprotokoll geschrieben wird.

In der Liste darunter sieht sie, dass der Bierwagen den größten Anteil gebracht hat. Ein Klick auf die Zeile zeigt die Auswertung nur dieser Kasse – dieselbe Ansicht, dieselben Zahlen, nur enger gefasst. Über „Alle Kassen im Überblick“ kommt sie zurück.

Für die Jahreshauptversammlung stellt sie später auf „Dieses Jahr“: der Umsatz über alle Kassen und Verkaufstage, die beteiligten Events und die Top-Produkte der Saison stehen auf einer Seite.

Zeitraum wählen und Events nachtragen

Fünf Voreinstellungen decken die üblichen Fragen ab: Heute, 7 Tage, 30 Tage, Dieses Jahr und Gesamt. Dazu kommt ein eigener Datumsbereich. Standard ist „Dieses Jahr“; die zuletzt gewählte Voreinstellung merkt sich ebing auf eurem Gerät.

Unter „Events im Zeitraum“ listet die Auswertung die Termine, die in den Zeitraum fallen. Habt ihr an Tagen verkauft, die zu keinem Termin gehören, erscheint eine Zeile mit „Als Event anlegen“ – so bekommt der Verkaufstag nachträglich einen Namen, und ihr findet ihn nächstes Jahr wieder.

So nutzt ihr die Auswertung in drei Schritten

1. Im Dashboard auf Auswertung gehen.
2. Zeitraum wählen – am Abend des Fests „Heute“, für den Rückblick „Dieses Jahr“.
3. Umsatz ablesen; wer wissen will, woher er kommt, schaut in die Kassen und Top-Produkte darunter.

Einrichten müsst ihr nichts: Die Auswertung rechnet aus den Tageszahlen, die eure Kassen ohnehin führen – auch rückwirkend für Verkaufstage, die schon vorbei sind.

Was bleibt, wie es war

Die Auswertung pro Kasse findet ihr weiterhin unter Kassen → [Kasse] → Auswertung, die Auswertung pro Termin im jeweiligen Event. Beide zeigen jetzt dieselbe Ansicht wie die Team-Auswertung; alle drei kommen aus derselben Rechnung.

Die neue Auswertung ist Teil unserer Release Notes; was ebing sonst kann, steht in der Funktionsliste.

Fazit: Für den Umsatz über alle Kassen braucht ihr keinen Taschenrechner mehr – nur den richtigen Zeitraum.